Comment ne plus procrastiner ? Voici quelques techniques pour mener des journées productives.
Entretien avec Priscille Livenais du site internet et du podcast Productiv’You qui permet d’organiser et simplifier sa vie quotidienne.

Bonjour Priscille, peux-tu te présenter ?

Bonjour Corentin. Je suis actuellement en multi activités. D’une part j’ai un travail officiel de cadre dans le secteur du transport routier de marchandises qui m’occupe beaucoup car c’est un métier très exigeant et stressant. Et depuis janvier 2015, je suis également blogueuse sur Productiv’You et animatrice d’un podcast. Je suis aussi maman de 2 grands garçons.

Pourquoi s’intéresser à la productivité, à l’organisation ?

L’efficacité et l’organisation sont les 2 éléments qui m’ont permis de mener une vie de maman divorcée avec 2 enfants et un carrière professionnelle très exigeante, avec beaucoup de déplacements et des horaires importants. Ce sont aussi les bases de mon métier, car dans le transport et la logistique, où des délais sont courts et où les clients nous demandent sans cesse de baisser les coûts, nous travaillons en permanence à l’amélioration de la productivité et de l’efficacité de nos process utilisation des organisations optimisées.
Je dirais donc que c’est assez naturel chez moi.
Il y a quelques années, alors que je participais à un événement d’un réseau féminin, plusieurs femmes sont venues me demander comment je faisais pour concilier la vie de famille avec la vie professionnelle. Jusque là je ne m’étais pas posée cette question. Mais en échangeant avec ces femmes, je me suis rendue compte que ce qui était naturel et facile pour moi, n’était pas du tout considéré de la même façon par beaucoup dans mon entourage. D’où l’idée de ce blog, afin de faire partager mon expérience, mais aussi de faire des recherches afin de proposer différents systèmes d’organisation, différents outils qui pourraient s’adapter ou être adaptés à des personnalités et configurations différentes des miennes.

Les enseignants ont à coeur d’être prêts à temps, de concrétiser les objectifs, c’est à dire de ne pas procrastiner.
Aurais-tu cinq conseils à donner ?

La première cause de procrastination, est le découragement face à l’ampleur de la tâche à accomplir. Cela nous parait tellement gros, que cela fait peur, on ne sait pas par où commencer, on se dit qu’il va falloir beaucoup de temps pour en venir à bout et qu’on pas tout ce temps.

Le premier conseil que je donnerai, est donc de découper une grosse tâche, un gros projet, en plusieurs petites tâches, plus faciles à digérer. C’est simple, on liste les différentes actions à réaliser,, en partant de la date attendue, et en revenant vers aujourd’hui. Puis on va repartir dans l’ordre chronologique et planifier dans l’agenda toutes les tâches une par une jusqu’à la date fatidique. On essaiera de faire des tâches de petite taille, c’est à dire qui ne demanderont pas trop de temps au quotidien, si cela est possible. Cela dépend bien évidemment de la taille du projet et de la proximité de la dead line. Si l’échéance est proche et l’ampleur de la tâche importante, on planifiera alors plusieurs petites tâches dans une même journée, mais en identifiant toujours, quelles tâches et quand. Pour des tâches plus répétitives, comme des corrections de copies, on pourrait ainsi prévoir 15 ou 30 minutes de correction sur X jours pour venir à bout de sa pile, plutôt que 4 heures la veille de rendu des copies.

Autre suggestion, commencer sa journée par la tâche la plus pénible, qu’on aura naturellement tendance à repousser. Encore une fois, si c’est pénible, mais pas trop long, ça passera mieux. Et si vous faites immédiatement après une chose qui vous plait, ce sera comme une récompense. C’est appliquer ce principe simple : Faire ce qui doit être fait et pas ce qui est facile.
Si vous avez une tâche récurrente qui vous déplaît particulièrement, prévoyez la dans votre agenda, toujours le même jour à la même heure : exemple tous les vendredis à 14 h, vous faites votre administratif. Et vous mettez en place une petite routine : En premier trier les couriers et mails, en second répondre/ planifier/ déléguer supprimer. Puis effectuer les paiements (par exemple), puis envoyer les factures ou faire les devis, bref, votre administratif est découpé en petites tâches que vous faites sous forme de routines, peut être par tranches de 25 minutes (un pomodoro).

Autre technique, pensez aux impacts néfastes si vous ne faites ces tâches : que ce passe -t-il si vous ne payez pas vos factures à temps ? Que se passe-t-il si vous ne facturez pas vos clients ? Que se passe-t-il si vous ne préparez pas vos cours en avance ? Que se passe-t-il si vous ne prenez pas soin de votre santé dès aujourd’hui ? Etc … On a tous tendance à minimiser les impacts des tâches repoussées pour se donner bonne conscience … alors soyez honnêtes et listez toutes les conséquences, dans tous les domaines.
On pourra aussi utiliser des listes des tâches de taille raisonnable ( 3 à 5 tâches / jour) c’est à dire qui sont objectivement réalisables dans votre journée pour bénéficier de la satisfaction quotidienne d’avoir tout coché.
Faire les tâches de la “todo list” dans l’ordre de préférence (mais toujours le pire au début) et en fonction de votre niveau d’énergie.

Se demander si cette tâche que l’on repousse depuis 3 mois est réellement nécessaire et si on ne peut pas la faire faire ? Déléguer, sous traiter ?

Comment te contacter ou en savoir plus sur tes travaux ?

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